Board of Directors
The good governance of the Association of CCGC Alumni lies first and foremost with the Board of Directors of the CCGC Alumni Association, which must be able to carry out the responsibilities assigned to it.
In terms of management, the Board of Directors reviews and approves governance rules and operating rules within the Board, the terms of office of directors, the rules of the reserve duty of Board members and collectively bares the responsibility for results.
Accountability will be provided at the Annual General Meeting during which members may vote to replace the directors or to make changes to governance documents that affect the Board of Directors of the CCGC Alumni Association:
-
To promote better governance;
-
To ensure the continuation of the mission and guide strategic planning;
-
To be transparent, including communications with members, stakeholders and the public, and to provide information upon request;
-
To establish appropriate structures and operating rules in relation to the composition of the Council, the conduct of meetings, the supervision of members and the resources of the Council;
-
To ensure that the Board of Directors understands its role and avoids conflicts of interest;
-
To maintain fiscal responsibility;
-
To ensure that an effective management team is in place and oversees its activities; and
-
To make succession plans and to ensure diversity of the Board when possible.
The fact that volunteer members sit on the Board of Alumni as trustee and that they are the ones who oversee the activities of the CCGC Alumni Association means that the dynamics of governance will be examined and depending on the circumstances, the President may from year to year determine at the General Meeting, the number of directors with whom he/she will have to compose the said Board of Directors and set up an appropriate structure.
The maximum number of directors is eleven (11) according to the articles of Incorporation.
The directors may appoint one or more directors, who shall hold office for a term expiring not later than the close of the next annual general meeting of members, but the total number of directors so appointed may not exceed one-third of the number of directors elected at the previous annual general meeting of members.
The Board ensures that mechanisms are put in place to enable it to renew itself while retaining, to the extent possible, a majority of members familiar with the Board's operating methods. In doing so, the Board can ensure that the renewal of the membership does not compromise the continuity of its work and operations.
The duty of care requires a Director to attend meetings and to be as fully informed as possible on all aspects of the CCGC Alumni Association, including any matters relating to it.
Directors must act honestly and in good faith in what they reasonably believe to be the best interests of the CCGC Alumni Association.
Conseil Administratif
La bonne gouvernance de l’Association des ancien (ne) s incombe d’abord et avant tout au conseil d’administration de l’Association des ancien (ne) s du CGCC, qui doit être capable d’exercer les responsabilités qui lui sont confiées.
En matière de gestion, le Conseil d’administration examine et approuve les règles de gouvernance et les règles de fonctionnement au sein du Conseil, le mandat des administrateurs, les règles du devoir de réserve des membres du Conseil et assume collectivement la responsabilité des résultats.
La reddition de comptes se fera lors de l’Assemblée générale annuelle au cours de laquelle les membres peuvent voter pour remplacer les administrateurs ou pour apporter des modifications à des documents de gouvernance qui touchent le Conseil d’administration de L’Association des ancien (ne) s du CGCC:
-
pour favoriser une meilleure gouvernance;
-
s’assurer de la poursuite de la mission et guider la planification stratégique;
-
faire preuve de transparence, notamment dans les communications avec les membres, les parties intéressées et le public et fournir de l’information sur demande;
-
mettre en place des structures appropriées et les règles de fonctionnement par rapport à la composition du Conseil, au déroulement des réunions, à l’encadrement des membres et aux ressources du Conseil;
-
s’assurer que le Conseil d'administration comprend son rôle et évite les conflits d’intérêts;
-
maintenir la responsabilité́ budgétaire;
-
s’assurer qu’une équipe de gestion efficace est en place et supervise ses activités; et
-
planifier la relève et assurer la diversité́ du Conseil si possible.
Le fait que des membres bénévoles siègent au Conseil d'administration des anciens comme administrateur et que ce soient eux qui assurent le déroulement des activités de l’Association des ancien (ne) s du CGCC, signifie que la dynamique de la régie interne sera examinée selon les circonstances et le président pourra d’année en année déterminer lors de l’Assemblée générale, le nombre d’administrateurs avec lequel il devra composer ledit Conseil d’administration et mettre en place une structure appropriée.
Le nombre maximal d’administrateur est de onze (11) selon les statuts constitutifs.
Les administrateurs peuvent nommer un ou plusieurs administrateurs, qui exercent leurs fonctions pour une durée expirant au plus tard à la clôture de la prochaine assemblée générale annuelle des membres. Mais le nombre total d'administrateurs nommés ne peut dépasser le tiers du nombre d'administrateurs élus à la dernière assemblée générale annuelle des membres.
Le Conseil voit à ce que des mécanismes soient mis en place pour lui permettre de se renouveler tout en conservant, dans la mesure du possible, une majorité́ de membres rompus aux modes de fonctionnement du Conseil. Ce faisant, le Conseil peut s’assurer que le renouvellement des membres ne vienne pas compromettre la continuité́ dans ses travaux et dans son fonctionnement.
Le devoir de diligence oblige un administrateur à assister aux réunions et à être aussi pleinement informé que possible sur tous les aspects de l’Association des retraités, y compris toute question qui la concerne.
Les administrateurs doivent agir honnêtement et de bonne foi dans ce qu’ils croient raisonnablement être les meilleurs intérêts de l’Association des ancien (ne) s du CGCC.